Målsætning og evaluering
Hvis et projekt skal have succes, er det vigtigt at sætte klare mål og løbende evaluere på dem.
Formål og introduktion
Nå vi igangsætter nye projekter og indsatser, er det vigtigt at være afklaret med hvad formålet med dem er og efterfølgende (eller løbende) evaluere på deres effekt.
Allerede i et projekts indledende faser skal der være enighed om, hvad formålet med projektet er og dette skal kommunikeres tydeligt ud til alle involverede. Hvis man har et klart defineret formål med underliggende delmål eller succeskriterier, bliver det lettere at træffe beslutninger om, hvilke leverancer og aktiviteter der skal sættes i gang, og eventuelle tvivlsspørgsmål under projektet kan holdes op i mod formålet. På den måde sikres det, at projektet holder retning fra start til slut.
Et tydeligt formål og definerede succeskriterier er samtidig første skridt til at lave en brugbar evaluering. Når man fra starten ved, hvad projektets succeskriterier er, så ved man også allerede, hvad man ved afslutningen af projektet skal måle på i forbindelse med evalueringen.
På denne side kan du finde inspiration til, hvordan I kan arbejde med at sætte mål og følge op.
Øvelser
Formål med succeskriterier
Uden klart definerede succeskriterier, kan det være svært for de involverede, at arbejde hen imod den forandring man ønsker at opnå med et projekt eller en indsats. Derfor er det vigtigt at definere formål og succeskriterier allerede i de indledende faser.
Har man gjort dette, vil man opleve at det bliver lettere at skabe retning og træffe ensartede beslutninger under projektet, hvis man hele tiden måler dem op imod formålet og succeskriterierne. På samme måde bliver det lettere at måle, om man er kommet i mål i forbindelse med en afsluttende evaluering.
Eksempler på succeskriterier
Eksempel 1
Et plejehjem ønsker at søge midler til et projekt, der har til formål at at skabe mere bevægelse i hverdagen for plejehjemmets beboere.
De definerer derfor en række succeskriterier: 1) 80% af beboerne skal være ude i haven mindst en gang om dagen. 2) 80% af beboerne skal mindst en gang om ugen deltage i en aktivitet med fokus på bevægelse.
Efter de har defineret succeskriterierne, bliver det klart for dem, at de skal søge om midler til et nyt stisystem i haven og til at oprette og drive to nye aktiviteter med fokus på bevægelse.
Guide til succeskriterier
Sådan gør i
I forbindelse med de indledende faser af et nyt projekt eller indsats, skal i hurtigst muligt definere og have godt kendt formål og succeskriterier.
- Definer formål: Beskriv så præcist som muligt (gerne i en enkelt sætning), hvad I gerne vil opnå med projektet. I kan også spørge jer selv, hvorfor I gerne vil gennemføre projektet.
- Definer succeskriterier: I skal nu beskrive hvornår formålet med projektet er opnået. Hvad er det for en forandring i gerne vil kunne se eller hvilken effekt er det projektet skal have haft? Pas på at I ikke begynder at beskrive leverancerne her. Et succeskriterie vil for eksempel ikke være, at der er etaberet et nyt stisystem (jf. ovenstående eksempel), men at et øget antal beboere benytter sig af haven, når projektet er afsluttet.
I er nu klar til at definere, hvilke leverancer der skal til for at komme i mål med jeres succeskriterier.
Formål med SMARTE mål
Succeskriterier skal synliggøre hvilke kriterier der ligger til grund for at projektets hovedmål kan betragtes som opfyldt. Hvis man skal betragte et projekt som en succes, skal de opstillede succeskriterier altså til en vis grad være opfyldt. Derfor er det vigtigt, at man kan måle, om det ønskede er nået - hvilket stiller høje krav til selve målbeskrivelsen. En rigtig god fremgangsmåde er, at man altid beskriver succeskriterierne som SMARTE mål. SMARTE mål er en nem metode til at sikre, at projektets succeskriterier er så konkrete, fremadrettede og handlingsorienterede, at projektmedarbejderne både er i stand til at arbejde hen imod dem og følge op på dem.
Eksempler på SMARTE mål
Eksempel 1
IT afdelingen skal implementere et nyt system i en del af organisationen. I den forbindelse ønsker de at lave SMARTE mål, der kan hjælpe dem med at sætte retning for projektet og følge op på om de er kommet i mål ved afslutningen.
Styregruppen, som består af repræsentanter fra både IT og de involverede afdelinger, opstiller derfor blandt andet følgende mål i forbindelse med et af de indledende møder:
- 100% af medarbejderne skal være oprettet i systemet den 1. januar
- 95% af brugerne skal have deltaget i introduktionskursus den 31. marts
Guide til SMARTE mål
Sådan gør I
Hvis projektets succeskriterier skal være konkrete og handlingsrettede, skal de besidde 6 egenskaber: De skal være SMARTE: S(pecifikke), M(ålbare), A(ccepterede), R(ealistiske), T(idsbestemte) og E(valuerbare).
Hvis I vil lave SMARTE mål, skal i altså for hvert succeskriterium vurdere de seks SMARTE egenskaber. Her overvejes og besluttes det, hvordan kriteriet gøres:
- S – Specifikt. Alle involveret skal være klar over, hvad succeskriteriet refererer til.
- M - Målbart. Succeskriteriet skal formuleres i målbare termer, så der let kan følges op på, om det er opfyldt. Man kan ligeledes løbende måle indsatsens resultater og holde det op imod målsætningen.
- A - Accepteret. Succeskriteriet skal være vigtigt og relevant for de involverede.
- R - Realistisk. Målsætningen i succeskriteriet skal kunne opnås med tilgængelig tid og ressourcer.
- T - Tidsbestemt. Det skal være klart, hvilken tidsfrist der er for at nå i mål med succeskriteriet.
- E - Evaluerbart. Det skal være klart, hvornår og hvordan der følges op på effekten af
målsætningen i succeskriteriet.
Formål med evalueringer
Når I sætter nye projekter eller indsatser i værk, er det vigtigt at finde ud af om, om de også har den ønskede effekt. Derfor bør alle nye projekter og indsatser følges op med en form for evaluering.
En evaluering kan dog bruges til meget mere end at vurdere, om at projekt har levet op til sit formål. Evalueringen kan samtidig bruges til at sætte retning for næste skridt i projektet.
Eksempler på evalueringer
Eksempel 1
Sundhedsafdelingen har igangsat et nyt projekt, der skal hjælpe en gruppe borgere, som ønsker at bevæge sig mere i deres hverdag. Ved projektets opstart har de defineret et formål og en række succeskriterier. For hvert succeskriterie har de besluttet, hvordan de vil evaluere på det gennem brug af fokusgruppeinterviews.
Projektet løber over et år, men allerede efter seks måneder laver de en delevaluering. Resultatet viser, at de på mange områder er rigtig godt på vej. Der er dog et af succeskriterierne, som er langt fra at blive opfyldt. Sammen med de deltagene borgere kommer de derfor op med en ny indsats, som skal understøtte lige præcis denne del af projektets formål. Ved slutevalueringen seks måneder senere er også dette succeskriterie næsten opfyldt.
Guide til evalueringer
Sådan gør I
Før evalueringen
En god evaluering starter allerede i et projekts indledende fase, når formål og succeskriterier skal defineres.
For hvert succeskriterie skal I afgøre, hvilken metode I vil bruge til at evaluere på målet. Metoden kan f.eks. være en spørgeskemaundersøgelse, observationer eller en brugerrejse. Men det kunne også være data fra et fagsystem.
Hvilken metode, der er den rigtige, afhænger af det opstillede mål og projektets karakter. En spørgeskemaundersøgelse vil f.eks. ikke være velegnet, hvis projektet kun omfatter en håndfuld borgere. Her vil en borgerrejse eller et fokusgruppeinterview måske være bedre. Som udgangspunkt vil det være mest tidsbesparende at vælge en metode, der kan dække samtlige succeskriterier, men der kan være stor styrke i at vælge to metoder f.eks. en der har et kvantitativt fokus og en der har et mere kvalitativt sigte.
Overvej også om der skal gennemføres delevalueringer på nogle af succeskriterierne. Dette kan være relevant, f.eks. hvis projektet strækker sig over længere tid og man gerne vil gøre status midt vejs.
Find evt. inspiration til valg af metode i afsnittet om løbende brugerevaluering.
Under evalueringen
Når I er klar til at gennemføre evalueringen, kan I starte med at overveje, hvem der skal stå for den. Måske er der en projektleder tilknyttet projektet, men overvej eventuelt om vedkommende er den rigtige til at lave evalueringen. Det kan være en fordel at få hjælp fra en, der har været mindre involveret i projektet, og derfor ikke er farvet af f.eks. historik eller relationer. Det kunne f.eks. være en medarbejder fra et andet team eller I kunne også overveje at lave et partnerskab med en anden afdeling, så I hjælper hinanden i sådanne situationer. I kunne også undersøge muligheden for at få hjælp fra en praktikant eller studerende fra en relevant uddannelse.
Efter evalueringen
Når I har udarbejdet evalueringen og fået resultaterne, er det vigtigt at i forholder jer kritisk til dem. udarbejd gerne en handleplan, som kan hjælpe jer til at tage de næste skridt i projektet. Stil f.eks. jer selv nedenstående spørgsmål:
- Hvilke resultater er vi særligt glade for?
- Hvilke resultater er vi overraskede over?
- Hvilke resultater er vi nysgerrige på at undersøge nærmere?
- Hvilke resultater vil vi gerne forbedre?