Gode råd inden du går i gang

Som udgangspunkt er det vigtigt, at vi har et fælles sprog og en fælles forståelse af hvad organisatorisk læring er. Derfor har vi defineret en fælles forståelsesramme for arbejdet med organisatorisk læring i Tønder Kommune

•  Ved organisatorisk læring forstår vi, at vi på tværs af organisationen forpligtiger os til at reflektere og skabe læring, bl.a. gennem brug af feed-back, så vi sammen bliver klogere og gør mere af det der virker
• Med organisatorisk læring vil vi styrke den enkelte medarbejders læring og mulighed for at ud nytte sit personlige og faglige potentiale optimalt. Sådan styrker vi kvaliteten i kerneopgaven og sætter borgeren først.
• Som en lærende organisation vil vi kendes på, at vi systematisk skaber læring, som vi omsætter til nye handlinger.

Mødelederen indkalder til mødet, han eller hun har udarbejdet en dagsorden og på mødet sørger mødelederen for, at alle punkter bliver behandlet, og at der bliver skrevet et referat. Sådan kender de fleste af os rollen som mødeleder.

Men at arbejde med organisatorisk læring stiller krav til den måde, som vi holder møder på. Skal vi lære af hinanden, skal mødet styres på en anden måde, og her kommer facilitatoren ind i billedet. Facilitatorens opgave er at sikre, at I på mødet går nysgerrigt og undersøgende til værks, når I behandler udfordringer og problemstillinger, så I ikke hurtigst muligt springer til den første og den bedste løsning. Det gør facilitatoren ved at guide mødet, så alle bliver inddraget, så der skabes engagement og i sidste ende læring og bedre beslutninger.

# 1 Din forberedelse er nøglen til et lærende møde

Inden mødet bør du stille dig selv nogle spørgsmål og besvare dem: Hvad skal vi opnå med mødet? Hvad vil vi gerne blive klogere på? Hvad er det afgørende spørgsmål eller emne? Hvilke mødedeltagere er nødvendige for at få svar på de spørgsmål? Hvor lang tid skal vi bruge? Har vi den baggrundsviden, vi har brug for?

Du bør også overveje om det overhovedet er dig, der skal være facilitator. Hvis I fx skal evaluere på et projekt, som du er projektleder på, er det måske ikke dig, der skal være facilitere mødet.

# 2 Inviter til mødet, så folk får lyst til at komme

Hvornår har du sidst fået en invitation til et møde, hvor du tænke; ”Yes, det møde glæde jeg mig til”. Nogen gange er der behov for andet end en dagsorden for at få folk til at prioritere et møde. At udarbejde en spændende og inspirerende invitation er lidt af en kunst, men en godt tip er at tage udgangspunkt i, hvad mødedeltagerne selv kan få ud af at møde op – altså deres eget udbytte.

# 3 Vær tydeligt om mål og forventninger

På mødet er det vigtigt at du er tydelig om, hvad målet med mødet er. Klare mål hjælper dig med at fastholde gruppens og dit eget fokus på opgaven, så I styrer uden om lange og irrelevante diskussioner.

Husk også ved mødets start at spørge ind til deltagernes forventninger til mødet. Skriv forventningerne op på en flip-over, så alle kan se dem. Vend gerne tilbage til forventningerne ved mødet afslutning og spørge mødedeltagerne, om de fik det ud af mødet, de ønskede.

# 4 Inviter mødedeltagerne til at bidrage

Ved mødets start er det også en god ide at bede deltagerne fortælle, hvad de selv kan bidrage med. På den måde er du som facilitator med til at fremhæve, at I er fælles om at mødet bliver en succes.

# 5 God tidsstyring giver energi

Start mødet til tiden – også selvom det ikke er alle, der er kommet – og overhold den tidsramme, du har sat for mødet. Det giver energi, og en følelse af effektivitet, at sluttet et møde til den aftalte tid.

# 6 Inddrage alle mødedeltagere og få en større læring

Som facilitator har du en vigtig opgave i at fornemme, hvad der foregår i rummet. Kommer alle deltagere til orde, er der skjulte dagsordner eller er der nogen, der brænder inde med noget. Din opgave er et lytte til alle forslag, og at opmuntre til, at alle udtrykker deres holdninger og deler deres erfaringer.

# 7 Lyt og spørg ind for at komme i dybden

Som facilitator skal du være tilstede, og vise at du lytter. Lad folk tale færdigt og hold igen, hvis du får lyst til at afbryde. I stedet for at modargumentere, så prøv at forstå. Spørg til det deltagerne siger, så de får lyst til at uddybe og fortælle mere. Når I kommer i dybden i jeres dialog, opnår I reel læring.

# 8 Luk et punkt på dagsordenen, så alle er med på, hvad I er kommet frem til

Som facilitator skal du kunne lukke et punkt på dagsordene og komme videre. Du ved at tiden er inde til det, når deltagerne begynder at gentage deres pointer, og dialogen kører i ring. Det kan også være at du vurderer, at der er brug for mere tid (på et andet møde) eller mere information. Du afslutter ved at samle op og gentage de vigtigste pointer, der er kommet frem. Husk at det skal være tydeligt for deltagerne, hvor emnet er henne når det lukkes, hvad status er og hvad der videre skal ske.

# 9 Skriv et referat, så ingen er I tvivl om, hvad der nu skal ske

Skriv et referat, så ingen er i tvivl om mødets udfald, hvilken læring I er kommet frem til og hvad der nu skal ske. Husk at træffe beslutning om på mødet, hvem der skal gøre hvad, inden I mødes næste gang. Et referat skal være let læseligt og handlingsorienteret – OG DER SKAL VÆRE FOKUS PÅ, HVAD I HAR LÆRT AF HINANDEN.

Og husk at som facilitator kan du ikke selv være referat, dit fokus skal være på at guide mødet.

# 10 Husk den lærerige afslutning

Gentagelse er vigtigt ved afslutningen af et møde. Her skal du som facilitator samle op og fortælle, hvad I er kommet frem til og hvad der skal ske efter mødet. Overvej at bruge 5 minutter på en kort refleksion over mødet. Det hjælper deltagerne til at forankre og huske, hvad de har hørt og ikke mindst lært af hinanden.

Rom blev som bekendt ikke bygget på én dag. Derfor er det vigtigt at turde afprøve nye metoder – og evaluere dem efter hver gang – med fokus på læring.

Start gerne med en lidt mindre gruppe, hvor du føler dig tryg, og hvor du ved, at du kan få ærlige tilbagemeldinger. Så kan du efterfølgende udvide gruppen og arbejde systematisk, fx med reflekterende teams på månedlige møder.

Begynd med dit næste mindre møde. Gør noget andet end det, du plejer! Afprøv nye metoder. Hold fokus på, hvad der skaber mening og værdi for dig, i den nye måde at løse opgaven på. Arbejd systematisk med at omsætte den nye læring til nye handlinger. Vær ikke bange for at lave fejl, dem lærer vi af – hvis vi tør tale om dem!

Ved at turde sætte viden og erfaring i spil til fælles bedste – på nye måder, skaber vi sammen en lærende organisation.

At lære nyt er spændende, men ikke altid nemt...

Vær opmærksom på, at det kan føles nemt at gå i gang med at arbejde med organisatorisk læring - men udfordrende at fastholde og aktivt gøre brug af den nye viden og omsætte denne i nye handlinger.

Et par gode råd til processen er derfor

• Hav altid fokus på det, der skaber mening og værdi i den nye måde at løse opgaven på.
• Arbejd systematisk med at skabe læring, og omsæt læringen til nye handlinger.
• Skab en forpligtigende kultur i forhold til at være nysgerrig på egen og andres læring.
• Lær af egne og andres fejl, og husk det kræver, at vi taler om dem!
• Del jeres viden, både internt og på tværs af organisationen.

Husk mod, vilje og glæde, det værst der kan ske, er at I bliver klogere undervejs!

Får du brug for hjælp, sparring, facilitering, inspiration, supervision eller feedback på dit arbejde med organisatorisk læring, så kontakt mig!

Og endeligt – så vil jeg rigtig gerne høre om de erfaringer du gør dig med organisatorisk læring, så vi sammen kan dele viden og lære af den.

Så ring eller skriv endelig!